Различные гаджеты и мобильные смартфоны диктуют ритм нашей жизни. И этот самый ритм становится быстрее. Об опоздании на 5 минут можно предупредить любого человека, а что бы решить какой-либо вопрос, не обязательно встречаться лично или даже звонить. Пара сообщений в Wats app — и всё решено. Объём задач растёт. Человек становится более мобильным и продуктивным. Каждый хочет успевать за день не только поработать, но и провести приятно время для себя. И для эффективного распределения собственного времени существует такой термин, как тайм-менеджмент.
Что такое тайм менеджмент?
Тайм-менеджмент – это правильное распределение времени для более действенного и продуктивного его использования.
Ранее тайм-менеджмент использовался только для занятых в бизнес-сфере людей и был понятием, связанным только с предпринимательством. Теперь же представитель любой профессии и каждый занятой человек может планировать свой день грамотно и наиболее продуктивно. Руководство временем захватывает все сферы жизни, будь это поход в кино или утреннее совещание.
Тайм-менеджмент давно стало научным понятием, а, значит, и подходить к нему надо научно. Есть определённые методы решения поставленных задач. Благодаря грамотному планированию дня (недели, месяца) можно освободить часть времени и успеть гораздо больший объем важных дел. А самое главное, это получить желаемый результат.
Самая древняя методика, предложенная итальянским писателем и учёным Альберти ещё в 15 веке, выглядело примерно так:
- С начала дня составить список дел;
- Дела следует расставить в порядке снижения важности.
Безусловно, в тайм-менеджменте нуждаются далеко не все. Если вы не знаете, чем занять себя и куда девать время сегодня, то вам нет нужды планировать время и ставить приоритеты. Для всех же остальных, являетесь вы руководителем крупного холдинга, начальником отдела или деятелем искусства, вся последующая информация будет крайне полезна.
Есть основные составные части тайм-менеджмента:
- Чёткий учёт отведённого времени;
- Самооптимизация ресурсов;
- Проектирование определённого промежутка времени (день, неделя, месяц);
- Упорядоченность мотивации.
Люди, грамотно организующие свой день более счастливы, здоровы и успешны. Понятие «личная эффективность» для них не просто слова, а самоцель.
Методики решения поставленных задач
На тему тайм-менеджмента за последнее время написано достаточное большое количество книг, статей и трудов. В конце данной статья есть список литературы, в книгах из которых описано несколько методик и их реализация.
Глеб Архангельский
Глеб Архангельский – является тренером по бизнесу, экспертом тайм-менеджмента и директором компании «Организация времени». Разработал собственную методику по координации времени.
Тренинги Глеба Архангельского имеют колоссальный успех. На своих семинарах он объясняет, что время – это уникальный ресурс, который нет возможности восполнить. Деньги можно заработать всегда, а время вернуть не удастся. По методике Глеба Алексеевича, важно выделить данный ресурс для выполнения не самых приятных задач, а затем переходить к остальным. Такие дела часто перекладываются «на потом». Условно такие не большие проблемы называются «лягушками». Но, после неоднократного переноса решение такой «лягушки», задача превращается в «слона», занимая в жизни человека всё большее пространство. Для решения проблемы размера «слон» требуется больше времени и усилий. И для устранения, Глеб Архангельский предлагает разделать слона на «бифштексы» и решать проблему постепенно. Другими словами, поделить большую проблему на более маленькие и разбираться поэтапно.
Семинары Глеба Алексеевича учат относиться к своему времени целостно и объективно. Планирование на определённый промежуток времени входят не только рабочие задачи, но и частные, затраты сил на которые тоже надо учитывать и считаться с их важностью.
Так же в планирование дня важен отдых. В зависимости от рода задач, предлагается соответственный перерыв. Для представителей «сидячих» профессий, например, программистов, необходим активный досуг, для людей связанных со спортивными профессиями, таких как футболист, необходим «сидячий» отдых.
Нельзя не упомянуть, что лучшим отдыхом все же является сон. А поспать днём – физическая необходимость для максимальной работоспособности. Для более эффективного засыпания следует делать один и тот же определённый ритуал каждый день.
Есть 3 основополагающих фактора, при определения важности той или иной задачи: целеполагание, планирование и мотивация. С целью все обычно просто – все знают, чего хотят. Для её достижения планируются определённые действия. И для осуществления нужна мотивация – вот с ней и могут возникнуть определённые проблемы. Для её создания необходимо понимание режима и способностей человека. А затем создаются условия для выполнения задачи.
Принцип Парето
Принцип Парето имеет так же и иные названия: закон Парето или принцип 20/80. Получил название в честь итальянского инженера, экономиста и социолога Вильфредо Парето. Предложил термин Джозеф Джуран через 18 лет после смерти самого Парето.
В упрощённом виде принцип звучит так: 20% стараний дают 80% результата, когда остальные 80% стараний даёт лишь 20% результата. Данный принцип можно применить во всех сферах жизни. Каждый успешный человек, не всегда сознательно, в той или иной мере, применял данный принцип на практике. Хотя применить закон 20/80 в полной его мере нереально, а сами цифры являются условными и могут на практике колебаться. Хотя общее правило будет сохранено.
Есть масса подтверждений закона Парето в разных областях. Начиная с экономики и заканчивая привычками любого человека. Важность этого принципа ломает устойчивые стереотипы о том, что чем больше трудишься, тем лучше результат и выше твоя награда. Из чего следует, что для достижения максимального итога нужно сконцентрироваться на наиболее важных задачах.
В тайм-менеджменте закон 20/80 применяется так: 20% вашего времени приносит наибольшие качественные результаты, а остальные 80% отвлекают от достижения цели или тратятся неэффективно. Значит, что надо понять, какие действия имеют наибольший эффект и на что надо обратить своё пристальное внимание.
При начале использования закона Парето имеет место психологический барьер. Начинать работать с принципом следует с мелочей, со временем переключаясь на более важные и крупные планы.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра, по-другому принцип приоритетов, названа в честь 34го президента США. По долго службы Дуайту Эйзенхауэру приходилось решать за день множество задач, проблем и дел, и он придумал свою схему решений проблем. Его принцип решений до сих пор считается одним из самых эффективных методов планирования на короткий срок.
Как работает Матрица Эйзенхауэра? 34й президент США придумал разделять 4 пункта:
- Важное и срочное;
- Несрочное и важное;
- Срочное и неважное;
- Несрочное и неважное.
В первый квадрат мы вносим важные и срочные дела, не терпящие отлагательств. Часто это дела раньше были важными и не срочными, но лень, нехватка времени и приближающийся дэдлайн перенёс эти задачи в первый список. Такие дела нужно сделать в первую очередь.
Во второй квадрат вносятся важные и не срочные дела. Такие задачи важно распознать сразу. Правильное и своевременное выполнение таких дел приносит в итоге хорошие результаты и влияет на всё качество жизни. Важно уделять этому разделу каждый день определённое количество времени и не делать все в последний момент. Эйзенхауэр считал этот список самым важным и продуктивным.
В третий квадрат отправляются срочные, но не важные дела. Как бы не хотелось делать такую задачу прямо сейчас, главное понять, что она не несёт в себе никакого результата и только мешает работе. Очень важно отличать важные проблемы от не слишком важных, иначе день будет загруженным, но пользы не принесет. Иногда стоит задать вопрос, «Что будет, если я этого не сделаю?» и сразу станет понятным, насколько нужной является поставленная задача.
В четвёртый квадрат входят так называемые «пожиратели времени». Это просмотр сериалов, бессмысленные переписки, игры на компьютере и т.д. От таких дел можно отказаться, а продуктивность дня не измениться. Такие занятия толком нельзя назвать даже полноценным отдыхом, поскольку они не несут в себе никакой пользы. Вы не дышите свежим воздухом, не узнаёте ничего нового, не занимаетесь спортом, не спите. Над такими делами стоит устанавливать чёткий контроль.
Если день проходит без спешки и всё задуманное не откладывается в долгий ящик, то вы делаете всё правильно. Спокойствие – качественный показатель, как вы распоряжаетесь своим самым ценным ресурсом – временем.
Книги по тайм-менеджменту
Есть огромный список литературы по руководству распределения своего времени. Только у Глеба Архангельского более 10ти работ. Самые известные из них: Формула времени, Работа 2:0, Тайм-менеджмент на Outlook.
По закону Парето есть прекрасная книга Ричарда Коаха «Принцип 20 на 80». В ней раскрываются навыки повышения эффективности своих действий с наименьшими затратами.
Также по квадрату распределения важности дел есть книга «Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра», авторства Анатолия Гения.
К интересным источникам для изучения управления временем можно отнести «Искусство успевать», Алана Лакейна и «Эта странная жизнь», Гранина Даниила, а к прекрасной книге Брайана Трейси «Выйти из зоны комфорта. 21 способ повышения личной эффективности» следует обратиться в первую очередь. Такая работа способна изменить многое в жизни человека, причём к лучшему.
Загрузка...
Комментарии: