Что такое инвентаризация?

Чтобы успешно работать, любая организация должна знать «всю правду» о состоянии дел, и это совершенно не зависит от той формы собственности, в которой она находится. Должна иметься реальная информация о принадлежащем компании имуществе и его количестве, а также состоянии. Помимо этого, крайне важна верность оценки именно состояния. Одним из этапов становится сверка наличествующего имущества с тем, что отображено в отчетах бухгалтера.

То есть «инвентарка» — это мероприятия, при которых факт наличия имущества, то состояние, в котором оно находится, а также обязанности компании будут подтверждены документами, результатом чего становится совершенное соответствие учитываемых данных и самой отчетности.

Для чего нужна инвентаризация

Важность подобных мер подчеркивает ст.12 ФЗ от 21.11.1996 №129ФЗ «О бухгалтерском учете». В строгом соответствии с таковым компании обязаны осуществлять «инвентарку» — подобным мероприятием подтверждается присутствие у компании как определенного имущества, так и некоторых обязательств.

Период осуществления подобных мероприятий, как и их порядок, определяет глава компании – исключением могут стать случаи, когда осуществление «инвентарки» становится непременным, например, в ситуациях если:

• имущество было арендовано или оно выкупается-продается;
• ожидается изменение статуса предприятия;
• планируется создание бухотчетности за год;
• ожидается смена лица с матответственностью;
• выявлены эпизоды хищения имущества или его порчи;
• имели место катаклизмы и чрезвычайные ситуации;
• организация была ликвидирована или подлежала реорганизации;
• стали очевидными другие ситуации, оговариваемые в законе.

При коллективной (бригадной) матответственности проверку требуется проводить и при замене руководителя, и при уходе более половины членов, и по просьбе любого представителя коллектива.

Цели проведения инвентаризации очевидны – если она будет осуществлена при нарушении правил, это может стать причиной формального заполнения документов лишь по данным бухучета, без осуществления проверки. В некоторых ситуациях это становится причиной серьезных проблем для организации. А отсутствие бумаг о проведении инвентарки в большинстве случаев будет причиной отказа в предоставлении положительного заключения аудиторов о бухотчетности и при отсутствии нарушений норм закона.

Как провести инвентаризацию

Законом предусматриваются несколько вариантов. Имеющиеся методы администрация может учесть, составляя приказ о политике учета и создавая алгоритм мероприятия, учитывая особенности деятельности компании и задачи, которые нужно решать в рамках инвентаризации.

1. По необходимости проведения

• обязательная. Осуществляется периодически исходя из нюансов законодательства;
• инициативная. Может осуществляться по указанию администрации.

2. По периодичности

• согласно плану. Осуществляется в оговоренные сроки;
• внеплановая. Может быть произведена согласно указанию руководителя компании вне сроков имеющегося плана для контроля сохранности имущества. В некоторых ситуациях проверка предусматривается законодательно;

3. По масштабности

• полная. Проверке подлежат все объекты и обязательства;
• частичная. Для проверки определяется единственный вид имущества или некоторые из них.

4. По методике осуществления

• натуральная. Подсчет в режиме реального времени;
• документальная. Проверка бумаг, которые подтвердят наличие объектов.

Сам процесс может выглядеть так или иначе – в настоящий момент инвентаризацию осуществляют по новым стандартам 2018 года: претерпели изменения бухучет и ряд других моментов.

Как часто проводить инвентаризацию

Возможные способы инвентаризации отмечены в приложении к приказу об учетной политике фирмы. Все плановые мероприятия осуществляются в оговоренные сроки. К ним можно отнести и ежегодные мероприятия, которые должны иметь место перед созданием годовых ответов.

Внезапная проверка обязана стать «сюрпризом» для лиц, наделенных матответственностью, чтобы присутствовала возможность определить присутствие товаров и ценностей.

Организация может решить вопрос о проведении и полной, и частичной проверки и отразить это в распоряжениях по учетной политике согласно закону. При этом внеплановой проверке могут подлежать матзапасы или те, по которым не осуществлялось движение в течение достаточно продолжительного срока. Также такой вариант допустим при поступлении информации о нарушениях правил приемки и реализации.

Следует подчеркнуть, что для ряда видов имущества устанавливается особые сроки осуществления инвентаризации. Например, для основных средств это период раз в 3 года, а для фондов библиотек – раз в 5 лет.

Порядок проведения инвентаризации

1. Подготовка

• руководителем издается приказ об инвентаризации при указании сроков, а также участков проверки и составе комиссии;
• создание и утверждение актов, говорящих о готовности организации. Все действия по приему-отпуску матценностей на данный момент обязаны быть приостановлены.

2. Основная часть

• опись имущества, подсчет денежных средств и ценностей, а также других активов, проверка верности оценок и обоснованности стоимости;
• оформление описи в двух экземплярах с обозначением итогов на каждой из страниц. Лица, проводившие проверку, и члены комиссии ставят на докуметах свою подпись;
• передача бумаг в бухгалтерию.

3. Анализ документов

• работа с итогами. Сверка новых документов с уже имевшимися, составление ведомости по сличению. Определение недостач и того, из-за чего они появились, создание свода данных об излишках с определением из стоимости. В некоторых ситуациях несоблюдения норм проверка может быть признаться проведенной с ошибками и оспорена;
• составление документации по имуществу в аренде или предоставленном для хранения, а также получаемому для переработки. Владельцам будет представлена информация о результатах работы и копия описи;
• принятие решения о взыскании с виновных в ущербе лиц;
• итоги инвентаризации утверждаются главой комиссии. Издается распоряжение об утверждении выводов проверки – он послужит основанием для внесения необходимых записей в бухучете.

Образец проведения инвентаризации

Для примера возьмем небольшую точку розничной торговли. Зачем здесь нужна подобная проверка? Цель процедуры – онаружение расхождений наличия товара с данными в системе учета. Чтобы не останавливались продажи, организация может проводить инвентаризацию в выходной или по ночам.

Однозначно, при инвентаризации тратятся ресурсы, а именно время и средства. А вот если компания настолько мала, что состоит из единственного человека, все еще сложнее: при инвентаризации ему нужно будет играть роль директора, главбуха, а также лица, наделенного матответственностью. Любой предприниматель, вне зависимости от масштабов деятельности, обязан прекрасно представлять и то, как произвести инвентаризацию, и то, как осуществить ее оформление.

Рекомендации по проведению инвентаризации

При проверке нужно уделить внимание таким нюансам как:

• активы, носящие нематериальный характер, основные средства;
• ТМЦ;
• объекты, не доведенные до стадии завершения, потенциальные расходы;
• финансовые средства;
• расчеты с различными клиентами и инстанциями;
• резервы ожидаемых платежей;
• активы.

Нужно с вниманием отнестись к имуществу фирмы, а также уделить внимание ценностям на забалансовых счетах (компания не является их собственником).

Важно понимать, что чем меньше интервал между инвентаризациями, тем проще будет выявить причину отклонений. С течением времени крайне непросто выявить и их причину. И очевидно то, что если в ходе ревизии найдена масса отклонений, то период между проверками должен значительно сократиться.

Если руководитель с вниманием относится к осуществлению инвентаризации, это может сократить процент хищений и прочих проблем, возникающих в ситуации, когда проверкам не уделено необходимое внимание.

И сотрудники, и администрация предприятия должны понять, что подобные действия – это далеко не подвиг, а будничная, простая и понятная проверка, даже если в тот или иной момент ее осуществление вызывает определенные трудности. Не наладив нормальную работу компании, сложно добиться устойчивой прибыли. Правильно проведенная инвентаризация помогает выявить истинные проблемы и добиться их устранения.

Ревизия и инвентаризация: в чем разница?

Ревизия и инвентаризация – два, казалось бы, крайне схожих понятия. Но, вместе с тем, они имеют и серьезные отличия.

Ревизия становится мероприятием, основным фактором которого является внезапность. Ее задача – выяснить законность хозяйственной деятельности на предприятии. Обычно ревизия проводится внешними органами, призванными контролировать ситуацию. По окончанию будет составлен акт, где будут указаны недостатки, а также все нарушения со стороны субъекта.

Инвентаризация проводится внутренними службами компании и носит плановый порядок. Главной целью такой проверки становится контроль над тем, как ведется банковский учет с определением его проблем, которые, конечно, становятся и проблемами компании. По результатам составляется акт, который подписывается членами комиссии, где будут указаны как ошибки и недостатки, так и возможные варианты борьбы с ними. Кратко резюмируя сказанное, можно определить три отличия инвентаризации от ревизии:

• ревизия производится внезапно, а инвентаризация чаще всего становится плановой;
• ревизия – это проверка, которая проводится внешними органами контроля, инвентаризация же – дело служб внутри компании;
• задачей ревизии становится проверка, насколько законны все операции, а инвентаризация призвана найти вероятные ошибки в бухучете.

Инвентаризация на предприятии – процедура необходимая для успешного ведения бизнеса. Ее грамотное осуществление с определенной периодичностью позволит выстроить работу компании согласно законодательству, не допуская «тумана», «недоделок» и воровства.